Cơ chế thuế khoán quen thuộc với hàng triệu hộ kinh doanh đã chính thức khép lại. Theo định hướng tại Nghị quyết 68-NQ/TW, hình thức thuế khoán được xóa bỏ chậm nhất trong năm 2026, thay bằng việc tự kê khai và nộp thuế theo doanh thu thực tế. Thay đổi này không chỉ là một thủ tục hành chính. Nó đòi hỏi hộ kinh doanh thay đổi cách ghi chép, xuất hóa đơn và quản lý dòng tiền hằng ngày. Bài viết tổng hợp những việc đội ngũ cần chuẩn bị để chuyển đổi suôn sẻ và tránh rủi ro bị truy thu.
Xóa thuế khoán nghĩa là gì với hộ kinh doanh
Trước đây, cơ quan thuế ấn định một mức doanh thu khoán, hộ kinh doanh nộp một khoản thuế cố định hằng tháng và gần như không phải ghi sổ. Cách làm này đơn giản nhưng thiếu minh bạch, và không phản ánh đúng quy mô kinh doanh thực tế.
Từ 2026, nguyên tắc đảo ngược: doanh thu thực tế tới đâu, nghĩa vụ thuế tính tới đó. Hộ kinh doanh tự xác định doanh thu, tự kê khai và chịu trách nhiệm về số liệu của mình. Có thể hình dung sự thay đổi giống như chuyển từ việc trả một khoản “phí trọn gói” sang trả theo đúng mức tiêu thụ thực tế. Quyền chủ động tăng lên, nhưng trách nhiệm ghi chép cũng tăng theo.
Hộ có doanh thu dưới ngưỡng miễn thuế theo quy định vẫn không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên ngưỡng cụ thể được điều chỉnh theo các văn bản mới, nên đội ngũ cần kiểm tra mức áp dụng hiện hành với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi tính toán.
Các bước chuẩn bị để kê khai thuế đúng
Bước 1: Tách bạch dòng tiền kinh doanh và cá nhân
Việc đầu tiên là dùng một tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh. Khi doanh thu và chi phí cá nhân lẫn lộn, việc xác định doanh thu chịu thuế trở nên rất khó và dễ sai. Một tài khoản riêng giúp số liệu rõ ràng ngay từ gốc.
Bước 2: Ghi chép doanh thu và chi phí hằng ngày
Hộ kinh doanh cần ghi nhận đầy đủ từng giao dịch bán hàng và các chi phí hợp lệ như nhập hàng, thuê mặt bằng, điện nước. Thói quen ghi chép theo ngày, thay vì dồn vào cuối tháng, giúp số liệu chính xác và giảm áp lực khi đến kỳ kê khai.
Bước 3: Chuẩn hóa việc xuất hóa đơn
Với hộ thuộc diện bắt buộc, hóa đơn điện tử trở thành chứng từ trung tâm để xác định doanh thu. Đội ngũ nên thiết lập quy trình xuất hóa đơn cho mọi giao dịch, lưu trữ có hệ thống và đối chiếu định kỳ với sổ bán hàng.
Bước 4: Sử dụng phần mềm kế toán phù hợp
Khi số giao dịch lớn, ghi tay không còn khả thi. Một phần mềm kế toán dành cho hộ kinh doanh sẽ tự động tổng hợp doanh thu, kết xuất tờ khai và nhắc lịch nộp thuế. Đây cũng là tinh thần hỗ trợ của Nghị quyết 68, khi Nhà nước khuyến khích cung cấp nền tảng số và phần mềm kế toán dùng chung cho hộ kinh doanh. Giải pháp phần mềm kế toán Zen HKD được thiết kế riêng cho nhóm đối tượng này, giúp đơn giản hóa các bước trên.
Ví dụ thực tế cho một hộ kinh doanh bán lẻ
Hãy hình dung một cửa hàng tạp hóa tại một thành phố tỉnh, doanh thu khoảng 150 triệu đồng mỗi tháng. Trước đây chủ hộ chỉ nộp một mức khoán cố định và không lưu chứng từ.
Khi chuyển sang tự kê khai, chủ hộ mở một tài khoản ngân hàng riêng, cài phần mềm bán hàng kết nối hóa đơn điện tử, và mỗi tối dành mười phút đối chiếu doanh thu trong ngày. Sau ba tháng, cửa hàng có số liệu doanh thu rõ ràng theo tuần, biết mặt hàng nào bán chạy, và kê khai thuế chỉ mất khoảng nửa giờ mỗi kỳ. Việc tuân thủ không còn là gánh nặng mà trở thành công cụ để chủ hộ hiểu chính hoạt động của mình.
Những lỗi thường gặp cần tránh
Lỗi phổ biến nhất là bỏ sót doanh thu tiền mặt. Khi khách trả tiền mặt và không xuất hóa đơn, khoản đó vẫn là doanh thu chịu thuế, và việc bỏ sót có thể dẫn tới truy thu khi đối chiếu.
Lỗi thứ hai là không lưu chứng từ chi phí. Nhiều hộ chi mua hàng nhưng không lấy hóa đơn đầu vào, khiến chi phí hợp lệ không được ghi nhận đầy đủ.
Lỗi thứ ba là chờ đến sát hạn mới ghi sổ. Khi đó số liệu thường không khớp, dễ sai sót và bỏ lỡ thời hạn nộp.
Lỗi cuối cùng là chần chừ áp dụng công cụ số. Càng để lâu, khối lượng dữ liệu tồn đọng càng lớn và việc chuyển đổi càng vất vả.
Kết luận
Xóa thuế khoán là bước đi hướng tới sự minh bạch và tạo nền tảng để hộ kinh doanh lớn lên thành doanh nghiệp. Đội ngũ chuẩn bị sớm về sổ sách, hóa đơn và phần mềm sẽ chuyển đổi nhẹ nhàng, đồng thời có thêm dữ liệu để ra quyết định kinh doanh. Nếu anh chị đang tìm một công cụ phù hợp cho giai đoạn này, có thể tham khảo các giải pháp kế toán dành cho hộ kinh doanh của Zentech để bắt đầu thuận lợi hơn.
Nguồn tham khảo: Nghị quyết 68-NQ/TW ngày 4/5/2025; thông tin về xóa bỏ thuế khoán hộ kinh doanh trên Cổng thông tin Tổng cục Thống kê và Báo Điện tử Chính phủ. Đội ngũ nên kiểm tra ngưỡng và mức thuế cụ thể với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.